MÉTHODE 5S

ANIMATEUR ET FORMATEUR 5S

La méthode des 5S est une démarche professionnelle qui ne peut pas s'improviser. Elle a pour objectif des enjeux économiques et de progrès permanent. L'une des premières étapes, sinon la première, doit porter sur la propreté et la bonne organisation des bureaux et des postes de travail dans l'entreprise. Tous les services de l'entreprise sont concernés, de la prise de la commande à l'expédition du produit. Ce serait une faute de considérer que seuls les ateliers peuvent et doivent pratiquer cette démarche. La qualité d'une entreprise est jugée par sa clientèle à travers sa tenue, son allure, la présentation de son accueil, de son réseau commercial, de son siège social et de la première impression qu'elle donne au travers de l'organisation de ses ateliers. 

5S tire son origine de la première lettre de chacune des 5 opérations à conduire dans cette technique. On peut les traduire approximativement par : ​

MÉTHODOLOGIe

Opération Débarrasser - Trier

Le résultat de l'opération doit être visible : 

• Ne pas hésiter à jeter;
• Faire un grand nettoyage de printemps (repeindre éventuellement);
• Délimiter et identifier de façon très visible la zone du chantier.

Avant le débarras et le grand nettoyage initial : 

• Montrer la détermination de la direction et de l'encadrement;
• Chacun doit participer activement : informer et solliciter le personnel concerné;
• Réaliser un planning des opérations Tri, Débarras et Nettoyage initial;
• Prévoir l'assistance de la maintenance;
• Faire vivre le tableau de communication, l'utiliser continuellement (audits, post-its, plan d'action,...);
• Prendre des photos et les afficher.

Pendant la phase de débarras : 

• Veiller à ce que l'on atteigne l'état de référence,
• Si des points posent problèmes, remonter sans délai l'information et mobiliser les compétences pour les résoudre,
• Profiter du nettoyage pour détecter les anomalies (causes de salissures, desserrages, fuites, déformations, casses,...)
• Prendre des photos et les afficher
• Déterminer des priorités dans les nettoyages et rangements,
• Ecrire les gammes et les procédures de rangement pour ces priorités,
• Programmer en fin de chaque poste 5 minutes 5S pour appliquer gammes et procédures précédemment établies.

Opération ranger 

Le résultat de l'opération doit être visible : 

• Les zones doivent être clairement délimitées (allées, zones de travail, zones à risques,...);
• Les objets et les zones d'affectation doivent être identifiées;
• Il doit être possible de repérer facilement les objets manquants;
• Le système de nettoyage doit être visible (kit de nettoyage, bacs à déchets);
• Utiliser des couleurs vives et contrastées ainsi que des symboles.

Les objets à fréquence d'emploi élevée doivent être rapidement et facilement accessibles.
Les objets fragiles doivent être protégés.
Les standards de rangement ainsi que la description de l'état de référence doivent être formalisés.
Contrôler l'application des règles de rangement et les améliorer sans cesse.

Les critères de rangement sont :

• Efficacité (minimiser le temps de recherche)
• Sécurité (attention aux chutes et aux heurts)
• Qualité (attention à la rouille, aux coups, aux mélanges de pièces)

Opération Tenir propre 

• Se fixer des priorités en localisant les endroits générateurs de salissures et difficiles à nettoyer.
• Démarrer un processus de progrès permanent pour éliminer les sources de salissures : viser le zéro salissure.
• Mettre en place des moyens pour ne pas salir (capots, goulottes, suppression des soufflettes, aspiration des fumées).
• Consacrer du temps au nettoyage (au minimum 3 minutes / jour /personne, définir un planning de nettoyage, établir des gammes de nettoyage,...).
• Etablir des standards de propreté et un état de référence.
• Améliorer l'environnement (peinture, éclairage,...).
• Simplifier le nettoyage.
• Veiller à l'application effective des règles de nettoyage.

Opération standardiser 

• Se fixer des priorités en repérant les points à surveiller en particulier.
• Décrire et visualiser les standards ou états de référence pour ces points
• Rendre visibles les anomalies pour faciliter le contrôle :
  • Propreté : renforcer l'éclairage, peindre dans des couleurs permettant un repérage immédiat des salissures
  • Rangement : rendre visible l'absence d'un objet, rendre visible tout objet mal placé, en sur-stock,...
• Pour que les règles soient respectées, il est préférable de les faire écrire et visualiser par les opérateurs eux-mêmes.
• Visualiser très clairement ce qu'il ne faut pas faire.

Opération impliquer 

• Traiter les problèmes en fonction de leur apparition.
• L'initiative vient du personnel.
• Faire participer toutes les personnes concernées.
• Créer des équipes multifonctionnelles.
• Etre pragmatique et s'orienter vers l'action immédiate.
• Rechercher la meilleure utilisation de l'existant.
• Communiquer visuellement sur l'avancement des projets.
• Utiliser une méthodologie de résolution de problème commune.
• L'amélioration est continuelle : pas un jour sans amélioration.
• Quel que soit le niveau atteint, il est toujours possible de faire mieux.
• Les améliorations sont conduites par le besoin du client (interne et externe).
• Le processus est plus important que le résultat.
• Appliquer le PDCA.
• L'encadrement consacre du temps à écouter les suggestions et observer le processus d'étude de problème.

L’objectif est d’améliorer votre organisation.
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IMPLANTATION 5S

Constituer le comité d’animation 5S 
La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l’animation des 5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S. 

Définir la politique des 5S 
Une fois ces principes établis, cette instance aura pour mission de définir la politique des 5S. Mettre en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délais.
Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de donner l’impression d’une multiplication inutile des efforts. 

Définir le plan d’action 5S 
Il convient donc d’établir un plan d’action 5S et de l’appliquer. La première règle est de définir un plan en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d’utiliser des fourchettes assez larges (1 an, 2 ans, etc…) et de surveiller en permanence ce calendrier en s’efforçant de le réaliser. De plus, le plan doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes. 


Mettre en place un plan d’action 5S et des indicateurs d’évaluation
Il faut savoir avant toute chose que lorsqu’une décision est prise, il faut l’appliquer (se débarrasser de tout ce dont on n’a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au nettoyage). 
De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères et tables spéciales pour le rangement des objets, des étiquettes et panneaux d’instructions). Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables (placer des capots pour éviter les projections de copeaux et prendre des mesures pour éviter les fuites). 

Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l’aide des autres services (réparer des machines, changer l’agencement d’un atelier, prévenir les fuites d’huile). Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l’évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l’évolution (avant, pendant, après). 


Suivre le plan d’action 5S 
Il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés beaucoup d’efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l’identification des problèmes est le premier pas vers l’amélioration. 

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